Häufige Fragen zum Einstellungsverfahren für Lehrkräfte ins Beamtenverhältnis (FAQ)
Um das Einstellungsverfahren zu erleichtern, möchten wir Ihnen nachfolgend die häufigsten Fragen zu Ansprechpartnern, Formblättern und zum grundsätzlichen Ablauf des Einstellungsverfahrens beantworten. Sollten Sie darüber hinaus weitere Fragen haben, richten Sie diese bitte an Ihren zuständigen Sachbearbeiter.
Übersicht:
- A. Fragen zu Ansprechpartnern:
- 1. Wie finde ich heraus, wer personalrechtlich für mich zuständig ist?
- 2. Wie finde ich heraus, wer meine Fragen zu Besoldung / Beihilfe beantworten kann?
- B. Fragen zum Einstellungsverfahren:
- 1. Nur für den Grund- und Mittelschulbereich: Wann erfahre ich, in welchem Schulamtsbezirk ich eingesetzt werde?
- 2. Nur für den Grund-, Mittel- und Förderschulbereich: Wann erfahre ich, an welcher Schule ich eingesetzt werde?
- 3. Meine Tochter / mein Sohn / mein(e) Freund(in) ist aktuell im Urlaub und kann die angeforderten Unterlagen daher in der genannten Frist nicht vorlegen. Was soll ich tun?
- 4. Ich werde diesen Sommer heiraten. Muss ich Ihnen das mitteilen?
- 5. Ich bin aktuell schwanger. Muss ich etwas beachten?
- C. Fragen zu Formblättern / Unterlagen, die noch vorgelegt werden müssen:
- 1. Ich habe am Staatsinstitut / Prüfungsamt meiner Universität angerufen. Dort sagte man mir, dass ich die von Ihnen angeforderten Unterlagen nicht mehr einreichen muss. Stimmt das?
- 2. Ich habe die von Ihnen angeforderten Unterlagen schon bei dem Prüfungsamt meiner Universität / des Staatsinstituts eingereicht. Warum fordern Sie diese trotzdem nochmal an?
- 3. Ich soll auf manchen Formularen meine künftige Dienststelle angeben, diese kenne ich aber noch gar nicht. Was soll ich tun?
- 4. Auf manchen Formularen wird nach meiner VIVA-Nummer bzw. meiner Personalnummer gefragt. Was ist das und wie finde ich diese heraus?
- 5. Im Hinweisblatt zum Datenschutz, das Sie mir geschickt haben, steht, dass ich noch ein Führungszeugnis / Gesundheitszeugnis / … vorlegen muss. Ich habe das aber schon eingereicht. Muss ich es nochmal einreichen?
- 6. Warum muss ich nochmal ein erweitertes Führungszeugnis beantragen, obwohl ich schon beim Einwohnermeldeamt / Bürgerbüro eines beantragt habe?
- 7. Muss ich wirklich nochmal zum Gesundheitsamt, obwohl ich bei der Einstellung in das Beamtenverhältnis auf Widerruf schon untersucht wurde?
- 8. Warum muss ich nochmal eine beglaubigte Kopie meines Personalausweises vorlegen, ich habe diese mit den Unterlagen für die Einstellung in das Beamtenverhältnis auf Widerruf schon eingereicht?
- 9. Muss ich mich auf der „Erklärung zu Straf- und Ermittlungsverfahren“ auch mit der Einsicht in die betreffenden Straf- und/oder Ermittlungsakten durch die Regierung einverstanden erklären, wenn gar keine solche existiert, die auf meinen Namen lautet?
- 10. In Ihrem Schreiben bitten Sie um Übersendung eines „Personalbogens Beamte auf Probe Teil I (Formular Nr. B 507L)“ bzw. eines „Personalbogen Beamte auf Widerruf (Formular-Nr. B 501)“.
- a. Welches ist das richtige Formular?
- b. Wohin sende ich dieses, wenn ich es ausgefüllt habe?
- c. Den Einstellungsunterlagen und Formblättern, die Sie mir geschickt haben, lag ein „Personalbogen (Kultusbereich)“ bei. Ist das derselbe?
- 11. Ich habe keinen Wehr-, Zivil- oder Freiwilligendienst geleistet. Wie kann ich das nachweisen?
- 12. Ich habe keine Platzziffernbescheinigung erhalten, als ich meine zweite Lehramtsprüfung abgeschlossen habe. Was soll ich tun?
- 13. Ich habe vom Gesundheitsamt eine Rechnung erhalten, die ich selbst bezahlen musste. Können Sie mir diesen Betrag erstatten?
A. Fragen zu Ansprechpartnern:
1. Wie finde ich heraus, wer personalrechtlich für mich zuständig ist?
Ihre/n Ansprechpartner/-in an der Regierung von Oberbayern sowie deren/dessen Kontaktdaten finden Sie im Briefkopf Ihres Anschreibens oder in folgender Datei:
Arbeitsverteilung Sachgebiet 43 – Schulpersonal.
2. Wie finde ich heraus, wer meine Fragen zu Besoldung / Beihilfe beantworten kann?
Antworten auf Fragen rund um die Besoldung erhalten Sie von der für Sie zuständigen Bezügestelle in Augsburg. Fragen zur Beihilfe richten Sie bitte grundsätzlich an Ihre zuständige Beihilfestelle, die Sie unter
https://lff.bayern.de/themen/beihilfe/kontakt/
ermitteln können (Achtung Sonderzuständigkeit: Die Zuständigkeit richtet sich nach der Schulart!). Die Erreichbarkeit der entsprechenden Stellen finden Sie unter
https://lff.bayern.de/kontakt/
B. Fragen zum Einstellungsverfahren:
1. Nur für den Grund- und Mittelschulbereich: Wann erfahre ich, in welchem Schulamtsbezirk ich eingesetzt werde?
Für die Zuweisung an die einzelnen Schulämter sind die Sachgebiete 40.2 und 40.3 der Regierung von Oberbayern zuständig. Sie beginnt Ende Juli und kann sich bis Mitte August erstrecken. Wir als Personalstelle erhalten erst nach Abschluss aller Zuweisungen eine Gesamtliste; zu diesem Zeitpunkt haben Sie Ihr Zuweisungsschreiben bereits erhalten. Eine telefonische Auskunft zur künftigen Schul(amts)zuweisung ist daher vorab weder von Sachgebiet 43 noch von Sachgebiet 40.3 möglich.
Beachte: Im Förderschul- und Berufsschulbereich gibt es kein Schulamt. Ansprechpartner ist die Schule.
2. Nur für den Grund-, Mittel- und Förderschulbereich: Wann erfahre ich, an welcher Schule ich eingesetzt werde?
Nachdem die Verteilung der Bewerber (Bereich GS/MS) an die Schulämter erfolgt ist, kümmern sich die Staatlichen Schulämter in eigener Zuständigkeit um die bedarfsgerechte Zuweisung an die einzelnen Schulen. Auch hiervon erhalten wir erst nach Ihnen mittels einer Gesamtübersicht Kenntnis, sodass Ihnen hierzu vorab leider keine Auskunft gegeben kann. Warten Sie daher auf jeden Fall die Einsatzmitteilung Ihres Schulamtes Mitte August ab.
Im Förderschulbereich gilt Ähnliches, hier werden die Dienstortmitteilungen spätestens bis Mitte August versandt.
Beachte: Im Förderschul- und Berufsschulbereich gibt es kein Schulamt. Ansprechpartner ist die Schule.
3. Meine Tochter / mein Sohn / mein(e) Freund(in) ist aktuell im Urlaub und kann die angeforderten Unterlagen daher in der genannten Frist nicht vorlegen. Was soll ich tun?
Grundsätzlich ist es möglich, die Unterlagen bis Anfang September nachzureichen, auch wenn in unserem Schreiben eine andere Frist genannt ist. Je später der jeweilige Bewerber allerdings die Unterlagen einreicht, desto später können die Daten in unserem Personalverwaltungssystem erfasst werden, sodass sich auch die erste Bezügezahlung entsprechend verzögern wird. Sollten Sie die genannte Rückmeldefrist nicht einhalten können, gehen ggf. fehlende oder fehlerhaft eingereichte Unterlagen und die daraus resultierenden Nachteile und Verzögerungen zu Ihren Lasten.
Bitte beachten Sie zudem, dass insbesondere die Erstellung von Führungs- bzw. Gesundheitszeugnissen und auch die vollständige Anerkennung von außerbayerischen Lehrbefähigungen einige Zeit in Anspruch nehmen kann und Sie daher frühzeitig anfangen sollten, sich um diese Nachweise zu kümmern.
4. Ich werde diesen Sommer heiraten. Muss ich Ihnen das mitteilen?
Ja, und zwar möglichst, sobald Ihnen dies bekannt ist. Bitte teilen Sie uns formlos den Termin Ihrer Hochzeit mit und auch Ihren neuen Namen, sofern Sie eine Namensänderung beabsichtigen. Die Heiratsurkunde können Sie anschließend nachreichen.
5. Ich bin aktuell schwanger. Muss ich etwas beachten?
Sie können auch als schwangere Bewerberin am Einstellungsverfahren teilnehmen und haben dieselben Einstellungschancen. Sollten sich durch Ihre Schwangerschaft terminliche Kollisionen mit dem Einstellungsverfahren ergeben (z. B. Geburtstermin im Zeitraum des Einstellungstermins), bitten wir Sie um kurze telefonische Rücksprache, um ggf. flexibel reagieren zu können bzw. das Einstellungsverfahren auf Ihre Bedürfnisse anzupassen. Außerdem teilen Sie uns bitte mittels Attest den voraussichtlichen errechneten Geburtstermin mit, damit wir Ihnen anschließend die Mutterschutzfristen bescheinigen können.
C. Fragen zu Formblättern / Unterlagen, die noch vorgelegt werden müssen:
1. Ich habe am Staatsinstitut / Prüfungsamt meiner Universität angerufen. Dort sagte man mir, dass ich die von Ihnen angeforderten Unterlagen nicht mehr einreichen muss. Stimmt das?
Nein. Wir benötigen tatsächlich alle Unterlagen, die wir von Ihnen angefordert haben, auch wenn Ihnen eine andere Stelle etwas anderes mitteilt. Die Unterlagen, die Sie bei Ihrer Universität bzw. bei dem Staatsinstitut abgegeben haben, sind aus unterschiedlichen Gründen manchmal nicht ausreichend (z. B. abgelaufener Personalausweis, Nachweise sind schon zu alt, unvollständig o. ä.), weshalb wir diese nochmal von Ihnen anfordern.
2. Ich habe die von Ihnen angeforderten Unterlagen schon bei dem Prüfungsamt meiner Universität / des Staatsinstituts eingereicht. Warum fordern Sie diese trotzdem nochmal an?
Siehe Frage 1.
3. Ich soll auf manchen Formularen meine künftige Dienststelle angeben, diese kenne ich aber noch gar nicht. Was soll ich tun?
Lassen Sie die betreffenden Einträge einfach frei und füllen Sie die Formulare ansonsten vollständig aus. Sie müssen nicht abwarten, bis Ihnen eine Schule zugewiesen wurde.
4. Auf manchen Formularen wird nach meiner VIVA-Nummer bzw. meiner Personalnummer gefragt. Was ist das und wie finde ich diese heraus?
VIVA ist das Personalverwaltungssystem des Freistaats Bayern. Dort ist jedem Beschäftigten eine Personalnummer zugewiesen, die Sie in Korrespondenz mit Ihrem Dienstherrn und dem Landesamt für Finanzen bitte stets angeben.
Die VIVA-Personalnummer ist stets achtstellig und beginnt mit einer 4 oder einer 9.
Sie finden Ihre VIVA-Personalnummer:
- auf Ihrer letzten Bezügemitteilung rechts oben, sofern Sie bereits beim Freistaat Bayern beschäftigt waren
- im Kopfbogen unseres Anschreibens („Unser Geschäftszeichen“) an Sie hinter dem Kürzel „PN“ (Hinweis: Bei der Einstellung auf Widerruf ist die dort angegebene Nummer aus technischen Gründen meist unzutreffend und beginnt mit mehreren Nullen).
Sofern Ihnen noch keine VIVA-Personalnummer zugewiesen wurde oder Sie diese nicht kennen, lassen Sie die betreffenden Einträge einfach frei.
5. Im Hinweisblatt zum Datenschutz, das Sie mir geschickt haben, steht, dass ich noch ein Führungszeugnis / Gesundheitszeugnis / … vorlegen muss. Ich habe das aber schon eingereicht. Muss ich es nochmal einreichen?
Die Unterlagen, die wir von Ihnen im Zuge des Einstellungsverfahrens benötigen, finden Sie abschließend aufgezählt in dem persönlich an Sie adressierten Anschreiben. Das Hinweisblatt zum Datenschutz soll Ihnen allgemein (und vollständig!) Informationen darüber geben, welche Unterlagen im Rahmen des Einstellungsverfahrens von uns überprüft werden. Es soll für alle Eventualitäten einen Überblick über die Datenverarbeitung schaffen und deckt daher auch Fallkonstellationen ab, von denen Sie möglicherweise nicht betroffen sind. Wir sind jedoch gesetzlich hierzu verpflichtet, Sie vollumfänglich zu informieren.
6. Warum muss ich nochmal ein erweitertes Führungszeugnis beantragen, obwohl ich schon beim Einwohnermeldeamt / Bürgerbüro eines beantragt habe?
Leider kommt es teilweise vor, dass die Bürgerbüros der Gemeinden und Städte eine falsche Ausführung des Führungszeugnisses beantragen, auch wenn Sie das korrekte Antragsformular vorgelegt haben. Sie können überprüfen, ob das korrekte Führungszeugnis beantragt wurde, indem Sie auf dem Beleg, den Sie von vielen Bürgerbüros erhalten, die beantragte Belegart überprüfen. Diese müsste „OE“ lauten (nicht „OB“ oder „NE“). Stellen Sie bereits beim Antrag fest, dass die falsche Belegart gewählt wurde, weisen Sie den Mitarbeiter im Bürgerbüro bitte direkt darauf hin.
7. Muss ich wirklich nochmal zum Gesundheitsamt, obwohl ich bei der Einstellung in das Beamtenverhältnis auf Widerruf schon untersucht wurde?
Ja. Wir haben Ihren Personalakt und Ihre Fehlzeiten bereits eingehend überprüft und dabei festgestellt, dass eine erneute Untersuchung notwendig ist.
8. Warum muss ich nochmal eine beglaubigte Kopie meines Personalausweises vorlegen, ich habe diese mit den Unterlagen für die Einstellung in das Beamtenverhältnis auf Widerruf schon eingereicht?
In der Regel kann das drei Gründe haben:
- Ihr bereits vorgelegter Personalausweis / Reisepass ist in der Zwischenzeit abgelaufen oder
- Die beglaubigte Kopie wurde von einer hierzu nicht befugten Stelle (z. B. Bank oder Kirche) ausgefertigt oder
- Sie werden in das Beamtenverhältnis auf Probe berufen. Wir überprüfen dann nochmal Ihre Staatsangehörigkeit, auch wenn Sie diese bereits einmal nachgewiesen haben.
9. Muss ich mich auf der „Erklärung zu Straf- und Ermittlungsverfahren“ auch mit der Einsicht in die betreffenden Straf- und/oder Ermittlungsakten durch die Regierung einverstanden erklären, wenn gar keine solche existiert, die auf meinen Namen lautet?
Nein
10. In Ihrem Schreiben bitten Sie um Übersendung eines „Personalbogens Beamte auf Probe Teil I (Formular Nr. B 507L)“ bzw. eines „Personalbogen Beamte auf Widerruf (Formular-Nr. B 501)“.
a. Welches ist das richtige Formular?
Auf der im Anschreiben genannten Homepage des Landesamtes für Finanzen (www.lff.bayern.de) befinden sich mehrere Personalbögen mit ähnlicher Bezeichnung. Bitte verwenden Sie die in unserem Anschreiben genannte Formularnummer zur Identifikation des richtigen Formulars (und richten Sie sich nicht nach den Namen der Formulare).
b. Wohin sende ich dieses, wenn ich es ausgefüllt habe?
Bitte senden Sie den Personalbogen, den Sie von der Webseite des Landesamtes für Finanzen heruntergeladen und ausgefüllt haben, zusammen mit den dort genannten Nachweisen nicht an die Regierung von Oberbayern, sondern direkt an das Landesamt für Finanzen. Die Adresse finden Sie in unserem Anschreiben.
c. Den Einstellungsunterlagen und Formblättern, die Sie mir geschickt haben, lag ein „Personalbogen (Kultusbereich)“ bei. Ist das derselbe?
Nein. Der Personalbogen Kultusbereich ist – sofern wir Ihnen einen solchen beigelegt haben – bitte ausgefüllt an uns zurückzusenden, da er als Deckblatt für Ihre Personalakte dient.
11. Ich habe keinen Wehr-, Zivil- oder Freiwilligendienst geleistet. Wie kann ich das nachweisen?
Bitte teilen Sie uns kurz und formlos per Brief mit, dass Sie keinen der genannten Dienste geleistet haben, und unterschreiben Sie diese Mitteilung. Eine spezielle Bescheinigung benötigen wir nicht.
12. Ich habe keine Platzziffernbescheinigung erhalten, als ich meine zweite Lehramtsprüfung abgeschlossen habe. Was soll ich tun?
Sofern Sie Ihre erste oder zweite Lehramtsprüfung nicht in Bayern abgelegt haben, haben Sie keine Platzziffernbescheinigung erhalten. Von Ihnen ist in diesem Fall nichts vorzulegen. Bitte vermerken Sie kurz in Ihrem Brief an uns, dass Ihnen keine Platzziffernbescheinigung vorliegt oder schreiben Sie Ihrem Sachbearbeiter eine kurze E-Mail.
13. Ich habe vom Gesundheitsamt eine Rechnung erhalten, die ich selbst bezahlen musste. Können Sie mir diesen Betrag erstatten?
Ja, sofern Sie die Ihnen von uns angebotene Stelle annehmen. Bitte legen Sie uns die Rechnung zusammen mit einem kurzen schriftlichen Antrag und Ihrer Bankverbindung vor.
(Hinweis: Die Kosten für die Beschaffung von Führungszeugnissen sind nicht erstattungsfähig.)